Ділова розмова є дуже важливою у багатьох сферах, які стосуються професійної діяльності. Це є міжособистісного спілкування службового значення. Завдяки діловій розмові відбувається обмін різною інформацією, думками, поглядами, бажаннями, що передбачає спільний пошук ідей, задумів, вирішення певної проблеми.
Співрозмовниками є ті, хто має необхідні повноваження від організацій, які представляють. Їхнім завданням є встановити ділові контакти, контролювати та координувати вже розпочаті заходи. До функцій ділової розмови можна також віднести підтримку ділових відносин та стимулювання ділової активності. Обидві сторони є зацікавлені у здійснені підвищення ефективності спільної діяльності.
Ефективність ділової розмови залежить від багатьох чинників. Правильне його планування передбачає називання мети, теми розмови, ознайомлення з послідовністю питань, які будуть в подальшому розглядатися. У діловій бесіді існують певні правила щодо дотримання комунікативної етики.
Відомо, що ділова розмова спрямована на пошук спільного, спільної позиції та підходу до певного питання, про яке йде обговорення. Тому основник її компонентом є запитань та відповідні відповіді. Це сприяє підвищенню інтересу двох сторін. Також для підтримки контакту можна використати розповідь про цікаву подію, що склалась нещодавно або компліменту чи проблем, які повинні розглянутись.
Найважлививішим етапом у розмові є обговорення певних питань і прийняття відповідних рішення. Необхідно повідомляти інформацію, думки та свої погляди і вислухати пропозиції іншої сторони, а також потрібно виявляти інтерес до вирішення проблем. Сам факт запитання показує, що співбесідники зацікавлені у роботі та хочуть бути учасниками спілкування, прагнуть забезпечити подальший розвиток спільної діяльності та дійти згоди.
Одним із важливих компоненті розмови є вміння запитувати. Співрозмовники під час розмови мають отримувати інформацію шляхом правильно поставлених запитань. Формувати свої запитання та їх подача є не лише вмінням, а є мистецтвом. Це вимагає високого рівня навченості, володіння власною мовою, сприйняття слів та зустрічних питань іншої сторони, його невербальних знаків. Великого значення має здатність відрізнити щирі та правдиві відповіді від відповідей-ухилень. Потрібно зазначити, що вміння правильно формулювати свої запитання несе не лише пізнавальну роль, а й практичне значущість.
Важливість використання питань у діловій розмові є дуже значною. Вміння їх правильного використання значно підвищує ефективність вирішення поставлених проблем. Завдяки питанням ми взаємопроникаємо у спільну діяльність, роботу, що значно покращує вирішення завдань ділової розмови.
Задаючи питання, ми набираємо відомості з даної питання, висловлюємо власні сумніви, мислимо відповідно сказаного, виявляємо власне ставлення та позицію, даємо довіру для співрозмовника, цікавимося почутим, проявляємо терпимість і показуємо, що ми завжди готові виділити потрібний час для розмови.
Задавати питання — це означає виявляти зацікавленість особистості, з якою спілкуєшся. Не потрібно думати, якщо співбесідник не задає вам запитань, то він розуміє все правильно. Необхідно спеціально робити паузи, щоб дати час співбесіднику зібрати свої думки, звернути увагу на важливих позиціях, надати іншій стороні можливість поставити запитання і вам. Ви повинні вміти визначити, чи все вами сказане почуте, правильно зрозуміле та визначати реакції на сказане.
Перед початком ділової розмови треба підготуйте послідовність та перелік питань. Вже під час ділової частини розмови, потрібно ставити ці запитання. Так, ви маєте змогу надати собі певну психологічну перевагу. Завжди краще задавати точні питання та по темі співрозмовнику, ніж розповідати про ідеальну суть. Переконання іншої сторони полягає саме в результаті, у виконанні завдання, поставлених перед ділової розмовою, а не в тому, щоб тупо нав’язати свої думки та погляди..
Ніколи не потрібно боятись задавати питання, адже це є і у ваших інтересах. Треба розуміти, що питання значно полегшує ділову розмову, дає можливість зорієнтуватись у певній проблемі.
Для того, щоб правильно, лаконічно і чітко задавати питання ми повині володіти правилами побудови мовлення, особливо внутрішнього та володіти основними видами питань зовнішнього мовлення. Основою внутрішнього діалогу є питання. Їх доречність, лаконічність, точність та послідовність значно ефективно допомагають віднайти істину, розв’язання проблеми. Завдяки внутрішньому діалозі ми продукуємо питання, попередні дії.
Є загально відомо, що для підтримки розмови краще потрібно ставити запитання, ніж читати монологи. Використовуючи питання ви демонструєте себе з кращої сторони, досвідченою та розумною, показуєте, що хочете брати активну участь у розмові та здійснюєте його перебіг. Завдяки запитанням, ви показуєте свою зацікавленість до співрозмовника, прагнення встановити з ним необхідні позитивні відносини. Тому, необхідно, що ваша розмова не була схожою на допит, а виглядала природно.
Правильно оформлене та чітко поставлене запитання є тією головною умовою для отримання необхідної відповіді та інформації. Не слід забувати, що ділове спілкування вимагає, щоб учасники діалогу вільно володіли мовою, яку використовують під час розмови. І завжди треба пам’ятати про головні напрямки ділової розмови, ви повинні тримати в собі її основну мету та завдання і не слід відсторонюватись від теми, і навіть тоді, коли співбесідники «закидають» вас різними запитаннями. Тому, у діловій розмові слід постійно ставити питання співбесіднику, враховувати, що особистий вплив дуже велике значення, особливо у діловій сфері діяльності.
