Якщо ви товариська людина, яка має багато друзів, знайомих та любить спілкуватись, то двері у ваш дім ви не раз відкривали для багатьох людей. Можливо, ви навіть ніколи спеціально не вивчали правила етикету, проте усі ваші зустрічі можуть проходити з користю як для вас, так і для ваших гостей, ви отримаєте масу задоволення від спільно проведеного часу. А якщо ви ділова людина, то ви можливо не раз проводили або були безпосередньо учасником ділової зустрічі і ви обов’язково маєте володіти нормами і правила етикету, які необхідні у даній ситуації. На мою думку, найбільш відповідальним та цікавим є організація ділових контактів із зарубіжними партнерами.
Дуже важливо завчасно підготуватись до їх приїзду та підготувати програму їх зустрічі. Ви обов’язково має зустріти важливих гостей, провести з ними офіційну частину, потурбуватись про організаційні питання (по можливості з’ясувати, що вони їдять, щоб потурбуватись про завчасно створене меню, якщо це необхідно ), провести захоплюючу та цікаву культурну програму по вашому місті, показати усе найкраще, що є у даному місті тощо, а також потурбуватись про відправлення делегації назад у свою країну.
Кожен розділ складеної вами програми має бути детально продуманий та розроблений. Для більшої ефективності вам варто все викласти на листку, щоб ви у будь-який момент могли подивитись, що ви планували і за бажанням внести корективи. Хоч і дана зустріч має офіційний, я б навіть сказала, діловий характер, потрібно пам’ятати, що для більш приємнішої атмосфери необхідно провести неофіційну зустріч в невимушеній атмосфері, а не лише суто ділову зустріч.
Якщо делегація прибула більше ніж на 3 дня, ви маєте, при можливості, виділити 1 день який би вони провели в своє задоволення, можливо вони б хотіли щось відвідати або просто відпочити в невимушеній ситуації (за необхідності). Навіть якщо дана зустріч короткочасна ви завжди маєте виділити певну кількість часу, наприклад вечір, для особистих справ ваших гостей. Зазвичай час приїзду краще призначати на будні дні.
Якщо ваші колеги ще жодного разу не були у вашому місті ви обов’язково, звісно ж за згодою ваших гостей, маєте показати їм визначні культурні пам’ятки, споруди, розповісти цікаві історії та завершити вашу прогулянку так, щоб всі були задоволені та отримали масу позитивних емоцій.
Крім вище перерахованого варто не забувати і про основну мету візиту ваших партнерів. Головне – це провести час так, щоб ви не лише вирішили нагальні проблеми, дійшли згоди у спірних питаннях, задовольнили інтереси обох сторін, але й дізналися щось нове як суто з професійної точки зору, так і з інших аспектів (культурний, моральний тощо).
Ви завжди маєте знати з ким ви маєте справу – з рівноправним партнером, з керівником чи представником даної організації.
Проте, все ж не зважаючи на статус і повноваження ви, як культурна, освідчена особистість маєте з повагою ставитись до всіх своїх гостей та приймати їх як найпочесніших та найшанованіших осіб. Варто обов’язково знати особливості усіх сфер життя та діяльності ваших гостей. Знати їх побут, звичаї, традиції, особливості менталітету для того, щоб не виявитись у вельми не приємній ситуації. Адже те, що може бути прийнято у нашій країні, не завжди може адекватно сприйматись іншими людьми. Особливо це стосується емоційно-експресивного виявлення та подачі інформації.
В зустрічі дуже важливе значення займають перші хвилини вашого знайомлення, адже ви є обличчям вашої організації. Дуже важливо мати чистий, охайний вигляд, бути в гарному настрої, позитивно налаштованим, обов’язково бути виспаним, мати багато енергії, не хвилюватись, тримати під контролем свої рухи тіла та керувати своїм словесним потоком.
Важливо, в залежності від ситуації, продумати як ви будете вітати своїх гостей, тобто ви маєте добре володіти правилами знайомства з іншими людьми, адже вони мають багато своїх нюансів. Після взаємного ознайомлення ви маєте діставити своїх гостей на автомобілі до місця їхнього перебування (зазвичай це готель). Сам переїзд також включає певні нюанси (як розсадити гостей, яку бесіду вести з ними під час дороги тощо). Коли ви пробудете у готель ви не повинні відразу залишати своїх гостей до тих пір поки не переконаєтесь, що все добре і ваші партнери спокійно можуть відпочити у своїх кімнатах.
В зазначеному місці і в зазначений час ви зустрічаєтесь для обговорення та вирішення необхідних завдань та питань. Якщо візит триває понад 20 хвилин ви можете запропонувати частування(чай, каву, солодощі тощо), а у разі необхідності дати час відпочити вашим колегам. Якщо у вас виникає мовний бар’єр – ви не розумієте, або вас не розуміють, то ви обов’язково маєте потурбуватись про перекладача (це варто врахувати ще до початку переговорів). Ініціативу з розпочинання роботи та її проведення маєте ви, а от ініціативу по закінченню переговорів мають ваші партнери. Після закінчення візиту, тобто вирішення основних завдань та встановлення (продовження чи закріплення) ділових контактів ви можете сміло переходити до неофіційної частини вашої зустрічі.
Як свідчить досвід зустрічей з закордонними партнерами – потрібно дотримуватись не лише звичаїв, традицій, не лише поважати особливості менталітету інших осіб, але й дотримуватись правил протоколу, адже це є залогом та основою вашого спілкування без різноманітних перешкод. Крім цього дуже важливо порозумітись та уникати гострих ситуацій, які б могли привезвести до конфліктних ситуацій, що є як для вас, так і для іншої сторони зовсім небажаним явищем. Потрібно у будь-якій ситуації бути ввічливим, стриманим та виявляти повагу до свого ділового партнера.
Звісно ж способи, засоби, методи та особливості прийому та встановлення контактів із зарубіжними партнерами є різноманітними. Все залежить від того, яку посаду займаєте ви, та ваші гості, які між вами стосунки, з якої країниваші відвідувачі тощо. Але не дивлячись ні на які обставини та ситуації ви завжди маєте володіти елементарними навичками та знаннями етикету спілкування з іншими людьми, щоб невимушено підтримувати різноманітні зв’язки та бути компетентним у різних ситуаціях.
